Op deze pagina
- Begroting
- Kosten binnen looptijd en uitzondering
- Specificeren
- Lengte begroting
- Dekkingsplan
- Voorbeelden: wat is een goede specificatie?
Begroting
De begroting is voor het bestuur een belangrijk element om uw aanvraag te toetsen. Wanneer een begroting niet conform de onderstaande regels wordt aangeleverd, zal het bestuur uw aanvraag niet in behandeling nemen. Lees de onderstaande aanwijzingen dus zorgvuldig en stel uw begroting conform de regels op.
In de begroting staan de kosten van de activiteiten en de wijze waarop u de activiteiten wilt financieren (het dekkingsplan).
- Leidraad moet zijn dat u die geldstromen opneemt waarover u achteraf verantwoording kunt afleggen.
- Inkomsten en uitgaven voor de activiteit moeten (rechtstreeks) via uw eigen bankrekening lopen.
- Kosten vallen binnen de looptijd.
Kosten binnen looptijd en uitzondering
Kosten moeten binnen de looptijd vallen; die kan nooit ingaan voor u een besluit hebt ontvangen. De enige uitzondering voor wat betreft kosten vóór de looptijd die wij toestaan, geldt bepaalde aanbetalingen die in een vroeg stadium moeten worden gedaan. De uitzondering geldt alleen als u opgeeft dat u deze kosten voortijdig maakt. Ten aanzien van de uitzondering geldt dat een voorwaarde is dat een object of dienst weg is of duurder wordt als geen vroegtijdige aanbetaling plaatsvindt én dat het object of de dienst pas wordt geleverd/plaatsvindt in de looptijd. Voorbeeld: een aanbetaling voor een zaal, een kamphuis of vliegtickets. Als u zulke kosten hebt, neemt u ze op in de begroting. Als u vervolgens onderaan de begroting moet verklaren of u wel of niet vroegtijdig kosten maakt, kiest u de juiste variant (‘wel’) en licht u toe om welke kosten het gaat. Verklaart u niet vroegtijdig kosten te maken en blijkt dat achteraf wel zo te zijn dan kunt u de subsidie verliezen. Facturen die zijn gedateerd vóór de looptijd vatten wij op als kosten vóór de looptijd. Het is niet toegestaan facturen te laten uitstellen of vóór de looptijd kosten te laten maken door een ander.
Specificeren
De begroting bestaat uit drie delen, zoals hieronder weergegeven.
| (Hoofd)posten | Kosten in € incl./excl. BTW |
Specificatie |
Specificeren kan op twee manieren.
1. Ofwel door het uploaden van een gespecificeerde offerte, mits het (afgeronde) offertebedrag gelijk is aan het begrote bedrag. Alleen ‘echte’ offertes (van derden) zijn toegestaan. Als de offerte niet aansluit op het begrote bedrag, of u uploadt iets wat geen offerte is, betekent dit dat de specificatie (in ieder geval voor die post) onvolledig is. Dit kan tot weigering van de aanvraag leiden.
- Offertes moeten in het Nederlands of Engels zijn gesteld.
- Offertes moeten gespecificeerd zijn.
2. De tweede manier waarop u de (Hoofd)post kunt toelichten is door middel van een specificatie analoog aan de voorbeelden verderop op deze pagina. De bedragen in het specificatieveld zijn dan opgeteld gelijk aan het bedrag in de kolom Kosten.
- Personeelskosten moeten worden gespecificeerd per persoon, onder vermelding van ureninzet (fte), duur inzet en salariskosten.
- Zorg dat uw specificatie voldoende inzicht geeft in het aantal eenheden waarop posten zijn gebaseerd. Eenheden zijn bijvoorbeeld personen, dagen, bijeenkomsten, uren, kilometers.
- Zie de voorbeelden onderaan deze pagina.
Voor zowel 1 als 2 geldt dat onvoldoende specificatie tot weigering van uw aanvraag kan leiden als de aanvraag daardoor niet kan worden beoordeeld.
Lengte begroting
De begroting bestaat uit minimaal 1 regel en maximaal 30 regels; u kunt zelf regels toevoegen door op het plusje te klikken. Complexe begrotingen die zich niet lenen voor opname in het 30-regelige model moeten in ieder geval op hoofdonderdelen worden opgenomen. In het memoveld dat u aantreft in het hoofdstuk Indiening onderaan het formulier kunt u melden dat er een nader gespecificeerde begroting beschikbaar is. Wij zullen die dan eventueel opvragen.
Dekkingsplan
Specificeer in het dekkingsplan de bijdragen van deelnemers/gebruikers door een cijfermatige onderbouwing van het ingevulde bedrag. Het moet duidelijk zijn op welk aantal deelnemers/afnemers het bedrag is gebaseerd en op welke bijdrage per deelnemer (bijvoorbeeld entreegeld, inschrijfgeld of aanschafprijs). Zie ook de laatste twee voorbeelden hieronder.
Voorbeelden: wat is een goede specificatie?
| FOUT | ||
| 3 sprekers | € 4.000 | Honorarium en reiskosten |
| GOED | ||
| 3 sprekers | € 4.000 | Honorarium: 2x € 1.000 (en 1 spreker uit NL gratis) = € 2.000; 1 vliegticket Israel € 400, 1 vliegticket New York € 900; hotelkosten 2 personen x 2 nachten à € 125 = € 500 ; reiskosten Nederland € 50; bedankje sprekers € 150 |
| FOUT | ||
| Parochet met toebehoren | € 5.000 | Een offerte van de leverancier wordt u separaat toegezonden |
| GOED | ||
| Parochet met toebehoren |
€ 5.000 |
Offerte (upload) |
| FOUT | ||
| Activiteiten Jeugd | € 1.400 | Zie begroting |
| GOED | ||
| Activiteiten Jeugd |
€ 1.400 |
50 kinderen: groepsretour Rotterdam € 375, tram € 125, kaartjes dierentuin 50 x € 18 = € 900 |
| FOUT | ||
| Eten en drinken | € 1.200 | Facturen kunnen na afloop van het project worden overlegd |
| GOED | ||
| Eten en drinken |
€ 1.200 |
Lichte lunch incl. drankjes à € 12 p.p. voor 100 deelnemers |
| FOUT | ||
| Verblijfskosten | € 20.000 | Op basis van kosten uit het verleden |
| GOED | ||
| Verblijfskosten |
€ 20.000 |
Schatting op basis van 100 hotelkamers voor 2 nachten |
| FOUT | ||
| Voedingsmiddelen | € 6.720 | Eten en drinken tijdens het hele kamp |
| GOED | ||
| Voedingsmiddelen |
€ 6.720 |
€ 12 p.p.p.d. x 80 personen x 7 dagen |
| FOUT | ||
| Concert | € 44.750 | Locatie € 10.000. Artiest € 19.500, licht en Geluid € 3.000. Stoelen € 1.300, Hotels € 2.250, eten en drinken € 600, Tickets € 3.600, DJ € 1.000, Instrumenten € 3.500 |
| GOED | ||
| Locatie Concert |
€ 14.300 |
Zaal geschikt voor 1000 man € 10.000, Licht en Geluid € 3.000. Huur 1000 stoelen € 1.300 |
| Artiesten |
€ 24.000 |
Honorarium Artiest met 5 man begeleidingsband €19.500; huur instrumenten € 3.500; DJ € 1.000 |
| Reis en verblijf artiest + band |
€ 6.450 |
6 tickets Tel Aviv- Amsterdam à € 600 = € 3.600; hotel 6 pers. x 3 nachten à € 125 p.n. = € 2.250; eten en drinken € 6 x € 100 = € 600 |
| FOUT | ||
| Huisvesting kamphuis | € 11.500 | Kamphuis machanee + 1.500 voorbereidingsweekend staf |
| GOED | ||
| Huisvesting kamphuis |
€ 11.500 |
Kosten kamphuis voor 80 mensen voor 5 dagen € 10.000, kamphuis voorbereidingsweekend staf: 25 mensen voor 2 dagen € 1.500 |
| FOUT | ||
| Communicatiekosten | € 6.000 | Publiciteitskosten |
| GOED | ||
| Communicatiekosten |
€ 6.000 |
6 x 1/2 pagina in NIW of Joods Nu à € 450 = € 2.700; Facebook campagne: 4 advertenties à € 100 = € 400; Drukken brochure 1000 stuks, 24 pag., € 2.550; Opmaakkosten: € 350 |
| FOUT | ||
| Beveiliging | € 320 | Kosten beveiligers |
| GOED | ||
| Beveiliging |
€ 320 |
2 man, 8 uren à 20 euro per uur |
| FOUT | ||
| Vervoer en verblijf | € 2.000 | Vervoer € 1.400, hotelkosten € 600 |
| GOED | ||
| Vervoer en verblijf |
€ 2.000 |
3 x retourticket Tel Aviv-Amsterdam à € 450 per stuk; 3x 2 hotelovernachtingen à € 100; lokaal vervoer € 50 |
| FOUT | ||
| Salaris rabbijn | € 61.600 | Nota eerste kwartaal en dat viermaal |
| GOED | ||
| Salaris rabbijn |
€ 61.600 |
1 fte x 1 jaar, brutoloon en werkgeverslasten 12x € 4.800 = € 57.600; vakantiegeld € 4.000 |
| FOUT | ||
| Organisatiekosten | € 4.500 | Projectleider: € 3.500; projectmedewerker € 1.000 |
| GOED | ||
| Organisatiekosten |
€ 4.500 |
Projectleider: 100 uur à € 35 per uur = € 3.500; projectmedewerker: 40 uur à € 25 per uur = € 1.000 |
| FOUT | ||
| Joodse les | € 500 | Docent |
| GOED | ||
| Joodse les |
€ 2.000 |
Docent: 10 lessen à € 50; per les 2 uur + voorbereiding |
| FOUT | ||
| Bijdrage deelnemers/gebruikers | € 32.500 | Deelnemers betalen € 290 of € 20 |
| GOED | ||
| Bijdrage deelnemers/gebruikers | € 32.500 | Chanichiem: 110 personen x € 290 = € 31.900; madrichiem: 30 personen x € 20 = € 600; totaal € 32.500 |
| FOUT | ||
| Bijdrage deelnemers/gebruikers | € 3.800 | Cursussen € 2.000, koffieochtenden € 1.800 |
| GOED | ||
| Bijdrage deelnemers/gebruikers | € 3.800 | Cursus blok 1 (5 bijeenkomsten): 20 pers x € 50 = € 1.000 Cursus blok 2 (5 bijeenkomsten): 20 pers x € 50 = €1.000 Koffieochtenden: 10 bijeenkomsten x 20 pers x € 9 = €1.800 |