logo

HELP: AANVRAAG

De Aandachtspunten 2017 zijn:

  • een subsidieaanvraag kan het hele jaar door worden ingediend
  • voor de activiteit (het project) mag u geen kosten maken tot 3 maanden na indiening van de aanvraag
  • het besluit over de aanvraag komt uiterlijk met 3 maanden
  • u begint pas met de activiteit nadat u het besluit hebt ontvangen
  • binnen 4 maanden na het besluit maakt u een begin met de activiteit
  • binnen 4 maanden na het besluit meldt u het begin
  • bij niet tijdig beginnen of melden vervalt een toekenning
  • activiteiten duren over het algemeen niet langer dan een jaar
  • uitstel van looptijd is in principe niet mogelijk
  • een beveiligingsaanvraag dient u eerst in bij de (lokale) overheid.


Verder op deze pagina

U vindt hier (alfabetisch gerangschikt) informatie over het aanvraagproces, waaronder

  • de overige Aandachtspunten
  • een Kalender om uw aanvraag te plannen
  • een voorbeeld van een Balans.

 

Alle informatie die u nodig hebt om subsidie te kunnen aanvragen bij Maror staat op deze website en op www.maror.nl.

 

Aandachtspunten
Naast bovenstaande Aandachtpunten 2017 zijn er de volgende
Blijvende Aandachtspunten:

  • Meelezen: het is mogelijk om met meerdere personen van uw organisatie tegelijk online de aanvraag te bekijken. Zo kunt u gemakkelijker overleggen over de aanvraag.
  • Jaarstukken moeten voldoen aan de volgende richtlijnen:
    • uit een inhoudelijk jaarverslag moet blijken wat de werkzaamheden van het bestuur zijn geweest én welke activiteiten hebben plaatsgevonden;
    • een financieel jaarverslag bestaat uit een balans én een resultatenrekening (staat van baten en lasten). Zie voor een voorbeeld van een balans bij Balans.
    Ontbreken deze bijlagen geheel of deels dan wordt de aanvraag geweigerd. De jaarstukken zijn verplicht bij aanvragen van € 5.000 en hoger.
  • Begrotingsposten die samenhangen met voedingskosten en toegerekende kosten worden door het bestuur met een kritisch oog bekeken. Toegerekende kosten zijn bijvoorbeeld huisvesting, telefoon- en kantoorkosten. Zie Wat niet in aanmerking komt op www.maror.nl.
  • Beantwoord de vragen inhoudelijk en volledig.
  • Een antwoord dat verwijst naar een bijlage wordt niet als inhoudelijk geaccepteerd.
  • Ongevraagd verstrekte bijlagen worden niet bij de beoordeling betrokken.
  • Maror subsidieert maximaal 75 procent van de kosten van een activiteit. Er is echter geen recht op 75 procent subsidie.
  • Let op overlap als u samenwerkt met een andere organisatie die ook subsidie van Maror ontvangt.
  • Het budget van de sector Herinnering is zo beperkt dat aanvragen voor nieuwe monumenten op lokaal niveau zonder landelijke doelstelling meestal niet kunnen worden gehonoreerd.

 

Aanvraag
De aanvraagprocedure verloopt geheel online en bestaat uit twee delen:

  • eerst autorisatie aanvragen; dit is voor elke organisatie verplicht. Zie Aanvraag autorisatie;
  • als u bent geautoriseerd kunt u subsidie aanvragen. Zie Aanvraag subsidie.

 

Aanvraag autorisatie
U heeft autorisatie nodig om subsidie te kunnen aanvragen. Vraag autorisatie aan in het jaar waarin u subsidie wilt aanvragen. De autorisatie is geldig in het kalenderjaar waarin deze is verstrekt.

 

Als de aanvraag autorisatie met succes is doorlopen, is daarmee de rechtsgeldigheid van nog in te dienen subsidieaanvragen bij voorbaat geregeld. In de aanvraag autorisatie wordt ook om algemene gegevens van uw organisatie gevraagd. Als u al eens eerder autorisatie aanvroeg, kunnen sommige eerder verstrekte gegevens bij een nieuwe aanvraag vanzelf verschijnen als u de oude login gebruikt.

 

Eerst vult u het formulier Aanvraag autorisatie [jaartal] in. Na verzending ontvangt u per e-mail een ontvangstbevestiging. (Check uw spam-map als u geen ontvangstbevestiging ontvangt.) De ontvangstbevestiging bevat een link naar het door u ingevulde formulier en heeft als bijlage een handtekeningenformulier. Het handtekeningenformulier moet rechtsgeldig worden ondertekend door de tekeningbevoegde functionaris(sen) van uw organisatie.
Na terugzending naar Bureau Maror-gelden wordt uw aanvraag voor autorisatie in behandeling genomen. U kunt het formulier scannen en mailen of het origineel per gewone post toesturen. Als uw online aanvraag volledig is en de ondertekening van het handtekeningenformulier rechtsgeldig verstrekken wij de autorisatie. Wij laten u dit per mail weten; u heeft vanaf dat moment toegang tot het subsidieformulier. Dit is ook het moment dat uw organisatie wordt ingedeeld in een sector.

 

Houdt u er rekening mee dat het verkrijgen van autorisatie gemiddeld tot 2 weken in beslag kan nemen.

 

Als wij u autorisatie verlenen betekent dit (nog) niet dat uw organisatie als belanghebbende in de zin van het Uitkeringsreglement wordt beschouwd. Deze beoordeling volgt pas later.

 

Voor de aanvraag autorisatie zijn onder andere de volgende zaken van belang:

  • U heeft een e-mailadres voor correspondentie nodig.
  • De aanvragende organisatie moet beschikken over een eigen bankrekeningnummer.

 

Voor de vereiste bijlagen zie Bijlagen: algemeen en Bijlagen: bij Aanvraag autorisatie.

 

  • Toelichting op de vragen in de formulieren vindt u in de formulieren zelf achter de blauwe 'i-tjes'.
  • Achter de knop Help: site vindt u informatie over technische aspecten.

 

Aanvraag subsidie
Het bericht dat u bent geautoriseerd houdt in dat u toegang hebt gekregen tot dat deel van de website waar u de subsidieaanvraag kunt indienen. Tegelijk met de autorisatie wordt uw organisatie ingedeeld in een sector. Als u de subsidieaanvraag gaat invullen ziet u de sector in het formulier vermeld.
Vul het formulier volledig in en zorg dat de activiteitenbeschrijving en de begroting samen een compleet beeld geven van de activiteit.

 

Het formulier bestaat uit 5 of 6 hoofdstukken, afhankelijk van de omvang van de subsidievraag.

 

In hoofdstuk 1 geeft u de omvang aan en dat bepaalt hoe het formulier zich ontvouwt. U geeft hier ook de contactpersoon voor de activiteit op. Geef hier een ander e-mailadres op dan u bij de aanvraag autorisatie opgaf. Wij maken namelijk gebruik van beide adressen als wij met u corresponderen over uw aanvraag en met twee verschillende adressen hebt u meer kans dat u brieven tijdig opmerkt.

 

Bij hoofdstuk 2 beschrijft u de activiteiten zo precies en volledig mogelijk.

 

Hoofdstuk 3 is voor de begroting en het dekkingsplan. Er zijn maximaal 30 regels beschikbaar voor de begroting (u kunt het formulier uitklappen). De begroting moet worden gespecificeerd. Voor een toelichting op het onderdeel begroting en dekkingsplan en aandachtspunten daarbij zie Begroting en dekkingsplan.

 

Als u € 5.000 of meer subsidie vraagt zijn inhoudelijke en financiële jaarstukken
verplicht. Zie de Aandachtspunten voor de eisen waaraan jaarstukken moeten voldoen. Voor de vereiste bijlagen zie Bijlagen: algemeen, Bijlagen: bij Aanvraag subsidie van € 5.000 of hoger, Bijlagen: bij Aanvraag subsidie lager dan € 5.000.

 

  • Vul de aanvraag subsidie volledig en naar waarheid in.
  • Zorg dat de verplichte bijlagen zijn bijgevoegd.
  • Zorg dat de verplichte bijlagen zelf ook volledig zijn.

 

Voor u het formulier kunt verzenden moet u een verklaring geven over de financiële situatie van de organisatie in relatie tot de voorgenomen activiteit.

 

  • Toelichting op de vragen in de formulieren vindt u in de formulieren zelf achter de blauwe 'i-tjes'.
  • Achter de knop Help: site vindt u informatie over technische aspecten.

 

Na verzending van de subsidieaanvraag ontvangen organisatie en contactpersoon een ontvangstbevestiging per mail (op respectievelijk het e-mailadres dat u opgaf in de aanvraag autorisatie en het e-mailadres van de contactpersoon). Bureau Maror-gelden stuurt binnen een maand een formele bevestiging van ontvangst onder vermelding van het toegekende dossiernummer.

 

Balans
De balans is een verplicht onderdeel van de financiële jaarstukken die u moet indienen als u een subsidieaanvraag indient voor € 5.000 of hoger. De balans geeft inzicht in uw vermogenspositie. Een voorbeeld van een balans vindt u hier.

 

Begroting en dekkingsplan
In de begroting staan de kosten van de activiteiten en de wijze waarop u de activiteiten wilt financieren (het dekkingsplan). De begroting en het tekstuele deel van de aanvraag (hoofdstuk 2 van het formulier) moeten elkaar aanvullen zodat in samenhang een duidelijk beeld ontstaat van de activiteiten waarvoor u subsidie aanvraagt. De begroting geeft de kosten gedetailleerd weer.

  • Leidraad moet zijn dat u die geldstromen opneemt waarover u achteraf verantwoording kunt afleggen.
  • Inkomsten en uitgaven voor de activiteit moeten (rechtstreeks) via uw eigen bankrekening lopen.

Zie ook Tussenschijven en routing medefinanciering.

 

De begroting bestaat uit minimaal 1 regel en maximaal 30 regels; u kunt zelf de lengte kiezen. De begroting bestaat uit drie delen. Links vult u in wat de (hoofd)post behelst en in het midden de kosten daarvoor. Rechts, in de kolom Specificatie, moet de post worden toegelicht. Specificeren kan op twee manieren.

 

Ofwel door het uploaden van een gespecificeerde offerte, mits het (afgeronde) offertebedrag gelijk is aan het begrote bedrag. Alleen 'echte' offertes (van derden) zijn toegestaan. Als de offerte niet aansluit op het begrote bedrag, of u uploadt iets wat geen offerte is, betekent dit dat de specificatie (in ieder geval voor die post) onvolledig is. Dit kan leiden tot afwijzing.

 

  • Offertes moeten in het Nederlands of Engels zijn gesteld.

 

De tweede manier waarop u de (hoofd)post kunt toelichten is door middel van een specificatie analoog aan de voorbeelden onder de knop Begroting in de bovenbalk. De bedragen in het specificatieveld zijn dan opgeteld gelijk aan het bedrag in de kolom Kosten. Personeelskosten moeten altijd worden gespecificeerd per persoon, onder vermelding van ureninzet (fte), duur inzet en salariskosten. Zorg dat uw specificatie voldoende inzicht geeft in het aantal eenheden waarop posten zijn gebaseerd. Eenheden zijn bijvoorbeeld personen, dagen, bijeenkomsten, uren, kilometers.

 

  • Achter de knop Begroting in de bovenbalk vindt u voorbeelden van een correcte specificatie.
  • Complexe begrotingen die zich niet lenen voor opname in het 30-regelige model moeten in ieder geval op hoofdonderdelen worden opgenomen. In het memoveld dat u aantreft in het hoofdstuk Indiening onderaan het formulier kunt u melden dat er een nader gespecificeerde begroting beschikbaar is. Wij zullen die dan eventueel opvragen.

 

Bevestiging van ontvangst
Uw aanmelding/verzoek login wordt bevestigd op het opgegeven e-mailadres.
De ontvangst van een aanvraag autorisatie wordt bevestigd op het e-mailadres van de aanvragende organisatie; dit heeft u in de aanvraag autorisatie opgegeven.
De ontvangst van een aanvraag voor subsidie wordt bevestigd op het e-mailadres van de aanvragende organisatie en van de contactpersoon; dit laatste heeft u in de aanvraag voor subsidie opgegeven. Een formele ontvangstbevestiging van de aanvraag onder vermelding van het dossiernummer wordt binnen een maand toegestuurd aan de aanvrager met een afschrift naar de contactpersoon.

 

Bijlagen: algemeen

  • Uitsluitend online verstrekte bijlagen worden in behandeling genomen (scan dus de benodigde bijlagen).
  • Maximale toegestane grootte van een bijlage is 8 MB.
  • Alleen PDF/DOC/DOCX is toegestaan.
  • Als een bijlage nodig is kunt u maar één stuk uploaden. Zorg dus, als u bijvoorbeeld uw statuten scant, dat u er één document van maakt. Zie ook Scans.
  • De juistheid en relevantie van een ingediend document komt voor risico van aanvrager.
  • Andere documenten dan waarom verzocht in de aanvraag of door Bureau Maror-gelden worden niet in de beoordeling van de aanvraag betrokken.

 

Bijlagen: bij Aanvraag autorisatie
Statuten of reglement meesturen is verplicht indien een van de volgende situaties
van toepassing is:

  • u dient voor het eerst een aanvraag in bij Stichting Collectieve Maror-gelden Nederland;
  • uw statuten of reglement zijn gewijzigd sinds de laatste aanvraag bij Stichting Collectieve Maror-gelden Nederland;
  • uw organisatie stuurde Stichting Collectieve Maror-gelden Nederland in een eerdere ronde de statuten toe maar niet de gepasseerde versie.

De statuten moeten actueel en gepasseerd zijn. Gepasseerd wil zeggen: gedateerd en voorzien van handtekening notaris. Het reglement moet actueel zijn.

 

Bijlagen: bij Aanvraag subsidie lager dan € 5.000
Er zijn geen verplichte bijlagen. Het toesturen van offertes is optioneel.

 

Bijlagen: bij Aanvraag subsidie van € 5.000 of hoger
Er zijn verplichte en niet-verplichte bijlagen.
Verplicht:

  • recent inhoudelijk jaarverslag
  • recent financieel jaarverslag (balans en resultatenrekening).

 

Uit een inhoudelijk jaarverslag moet blijken wat de werkzaamheden van het bestuur zijn geweest én welke activiteiten hebben plaatsgevonden.
De financiële jaarstukken moeten bestaan uit een staat van baten en lasten én een balans. Zie ook Balans, waar u een voorbeeld kunt zien van een balans.
Ontbreken deze bijlagen geheel of deels dan wordt de aanvraag afgewezen.
Als u niet standaard voor uw eigen organisatie deze stukken opmaakt moet u ze dus opstellen ten behoeve van de subsidieaanvraag.

 

De verplichting tot inhoudelijke en financiële jaarstukken vervalt alleen als een aanvrager in het kalenderjaar dat hij de aanvraag indient is opgericht.

 

Afhankelijk van uw situatie kan gevraagd worden om de meest recente controleverklaring bij de jaarrekening.
Het toesturen van offertes is optioneel.

 

Budget
Als het budget in uw sector op is, kunt u geen subsidieaanvraag meer indienen. De mogelijkheid om een aanvraag in te dienen is altijd afhankelijk van beschikbaar budget op het moment dat u de subsidieaanvraag daadwerkelijk verzendt.
Als u eerder een subsidieaanvraag aanmaakte maar niet afrondde en het budget in uw sector raakt tussentijds op dan zult u geen toegang meer hebben tot dat formulier.

 

Als het budget opraakt tussen het moment dat u de aanvraag indient en het moment waarop het besluit over uw aanvraag wordt genomen, wordt uw aanvraag afgewezen. Aanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst.

 

Correspondentie over de aanvraag subsidie
Correspondentie over de aanvraag subsidie vindt, via e-mail, plaats met de organisatie en de contactpersoon. Het adres van de organisatie geeft u op in de aanvraag autorisatie en het adres van de contactpersoon in de aanvraag subsidie. Zorg dat u twee verschillende e-mailadressen opgeeft want dat vergroot de kans dat u brieven tijdig opmerkt.

 

Inlichtingen
Van aanvragers verwachten wij dat zij desgevraagd of uit eigen beweging alle inlichtingen verstrekken die van belang kunnen zijn voor de beoordeling van de aanvraag. Als wijzigingen optreden in enige in de formulieren en/of de bijlagen genoemde gegevens verzoeken wij u deze per omgaande aan ons door te geven.
Als u een toekenning ontvangt bent u verplicht omstandigheden die van belang kunnen zijn voor een beslissing tot wijziging, intrekking of vaststelling van de uitkering zo spoedig mogelijk schriftelijk aan ons mee te delen.

 

Kalender
Op het moment dat subsidie kan worden aangevraagd kunt u hier de datum invullen waarop u met uw activiteit wilt starten. Het kalendertje rekent dan uit wanneer u een aanvraag kunt indienen.

Naar de kalender

Op www.maror.nl kunt u altijd zien wanneer het mogelijk is om een aanvraag in te dienen.

 

Looptijd activiteiten
De maximale looptijd van een activiteit is in principe 1 jaar. In geval van activiteiten waarvoor minder dan € 5.000,00 subsidie wordt gevraagd, kan het bestuur een langere looptijd toelaten. Ook als uit de onderbouwing in de aanvraag blijkt dat een langere looptijd gezien de aard van de activiteit noodzakelijk is, kan het bestuur anders beslissen. De looptijd is in deze gevallen echter nooit meer dan 3 jaar.

 

Met de looptijd of duur wordt de tijd bedoeld die u nodig hebt om de activiteit te organiseren en uit te voeren. Hieronder rekent u dus ook voorbereidingen. Kosten moeten binnen de looptijd vallen. De looptijd mag pas ingaan na het verleningsbesluit.
U geeft in het aanvraagformulier op wanneer u wilt beginnen met de activiteit en hoe lang de activiteit duurt. Na een toekenning geeft u door wanneer u precies begint. Die datum, in combinatie met de eerder opgegeven duur, bepaalt de einddatum. Op de einddatum moet de activiteit zijn afgerond.

 

Het wijzigen van de looptijd van de activiteit is in principe niet mogelijk.

 

Zie ook Wanneer aanvragen en beginperiode op www.maror.nl.

 

Taal
Gegevens mogen worden ingevuld en verstrekt in het Nederlands of in het Engels. In andere talen verstrekte gegevens kunnen wij niet verwerken. Dit houdt in dat ook bijlagen, waaronder offertes, volledig Nederlands- of Engelstalig moeten zijn. Houdt u er rekening mee dat dit ook geldt voor de vervolgbehandeling van uw aanvraag.

 

Tussenschijven bij betaling en routing medefinanciering

  • Tussenschijven bij betaling

Maror hanteert als regel dat betalingen aan derden bij grote voorkeur rechtstreeks door een aanvrager aan de betreffende derde(n) worden gedaan. Dit bevordert de transparantie en maakt de verantwoordingstaak die een aanvrager heeft ten aanzien van de besteding van de subsidie optimaal mogelijk. Als een gevolg kan ook Maror de verstrekte subsidie verantwoorden, wat een noodzakelijke voorwaarde is. In voorkomende gevallen kan het bestuur, desgevraagd, toestaan dat maximaal via één tussenschijf betalingen worden gedaan. Meerdere tussenschijven zullen zonder meer worden afgewezen. Daarbij moet een aanvrager zich realiseren dat hij het is die de subsidie van Maror ontvangt waardoor hij ook verantwoordelijk is voor de besteding van de verkregen subsidie en het afleggen van de verantwoording daarover bij een vaststellingverzoek. Eventuele belemmerende omstandigheden ten aanzien daarvan die worden veroorzaakt door de door aanvrager ingeschakelde tussenschijf of derde, regarderen het bestuur niet. Indien dit betekent dat de aanvrager bij een vaststellingsverzoek (of tussentijdse controle) onvoldoende inzicht kan geven in de situatie waardoor ook niet vast te stellen is of de subsidie correct (conform verleningbesluit) is besteed, kan dit derhalve tot een negatief vaststellingbesluit leiden. Als uit de informatie bij de aanvraag al onduidelijk is of een en ander transparant zal worden uitgevoerd, kan dit leiden tot een afwijzing van de aanvraag. Aanvragers worden geacht zich bewust te zijn van dit risico als zij gebruik willen maken van maximaal één tussenschijf.

 

  • Routing medefinanciering

Het bestuur hanteert ten aanzien van door aanvragers verkregen medefinanciering door derden voor een activiteit als regel dat die medefinanciering rechtstreeks aan een aanvrager wordt betaald. Dit bevordert de transparantie en maakt de verantwoordingstaak die een aanvrager heeft ten aanzien van de activiteit en de dekking daarvan optimaal mogelijk. Als een gevolg kan ook Maror de verstrekte subsidie verantwoorden, wat een noodzakelijke voorwaarde is. Maror verstrekt alleen subsidie als daartoe financiële noodzaak is (en de activiteit overigens voldoet aan de vereisten uit het Uitkeringsreglement en het Beleidsplan). Onduidelijkheid over de medefinanciering en dus de dekking en omvang van een activiteit kan daaraan in de weg staan en leiden tot een negatieve beoordeling. Daarbij moet een aanvrager zich realiseren dat hij het is die de subsidie van Maror ontvangt waardoor hij ook verantwoordelijk is voor het afleggen van verantwoording over de activiteit en de dekking daarvan bij een vaststellingverzoek. Wanneer aanvragers medefinanciering niet rechtstreeks ontvangen of deze rechtstreeks laten toekomen aan derden (cateraar, zaalverhuurder e.d.) en dit betekent dat de aanvrager bij een vaststellingsverzoek (of tussentijdse controle) onvoldoende inzicht kan geven in de situatie waardoor ook niet vast te stellen is wat de omvang van de activiteiten is, welke medefinanciering er is verkregen en/of de subsidie correct (conform verleningbesluit) is besteed, kan dit derhalve tot een negatief vaststellingbesluit leiden. Als uit de informatie bij de aanvraag reeds onduidelijk is of een en ander transparant zal worden uitgevoerd, kan dit leiden tot een afwijzing van de aanvraag. Aanvragers worden geacht zich bewust te zijn van dit risico.

 

Voedingskosten
Voedingskosten worden kritisch bekeken. Het bestuur vindt voedingskosten acceptabel als het gaat om een gangbaar onderdeel bij een activiteit (je komt niet bij elkaar om te eten, maar je eet omdat je vanwege de activiteit nogal wat tijd bij elkaar bent) én het niet de boventoon voert op de begroting.
In andere gevallen vindt het bestuur dat voedingskosten over het algemeen door de gebruikers zelf moeten worden betaald. Er zijn evenwel (beperkte) uitzonderingen mogelijk zoals voor activiteiten waarbij het onderdeel maaltijden in het kader van de religieuze beleving van die activiteit gangbaar en geaccepteerd is. Maar ook dan zal er maximaal een bijdrage van 50 procent aan de maaltijdkosten kunnen plaatsvinden.
Bij de beoordeling van voedingskosten wordt ook meegenomen wat deelnemers bijdragen en in hoeverre er dekking aanwezig is voor deze kosten.

 

Websites
Bureau Maror-gelden heeft twee websites. De algemene website met achtergrondinformatie is www.maror.nl. Via deze website kunt u naar de tweede website www.aanvragen.maror.nl waar u aanvragen kunt indienen.

 

Door het indienen van een aanvraag verklaart u bekend te zijn met het Uitkeringsreglement van de stichting en met het Beleidsplan. De stukken kunt u vinden op www.maror.nl. Ook de overige informatie op de websites www.maror.nl en www.aanvragen.maror.nl wordt door indiening bekend verondersteld.