logo

De begroting

 

Op deze pagina:
   - Begroting
   - Kosten binnen looptijd en uitzondering
   - Specificeren
   - Lengte begroting
   - Dekkingsplan
   - Voorbeelden: wat is een goede specificatie?

Begroting
De begroting is voor het bestuur een belangrijk element om uw aanvraag te toetsen. Wanneer een begroting niet conform de onderstaande regels wordt aangeleverd, zal het bestuur uw aanvraag niet in behandeling nemen. Lees de onderstaande aanwijzingen dus zorgvuldig en stel uw begroting conform de regels op.

In de begroting staan de kosten van de activiteiten en de wijze waarop u de activiteiten wilt financieren (het dekkingsplan).

  • Leidraad moet zijn dat u die geldstromen opneemt waarover u achteraf verantwoording kunt afleggen.
  • Inkomsten en uitgaven voor de activiteit moeten (rechtstreeks) via uw eigen bankrekening lopen.
  • Kosten vallen binnen de looptijd.


Kosten binnen looptijd en uitzondering

Kosten moeten binnen de looptijd vallen; die kan nooit ingaan voor u een besluit hebt ontvangen. Bij het opstellen van de begroting moet u ervan uitgaan dat de looptijd op zijn vroegst ingaat 3 maanden na indiening van uw aanvraag.

De looptijd wordt bepaald door de begindatum die u opgeeft, door de duur van uw project en door het moment waarop het besluit aan u wordt verzonden.

Het is niet toegestaan facturen te laten uitstellen of vóór de looptijd kosten te (laten) maken. De enige uitzondering voor wat betreft kosten vóór de looptijd die wij toestaan, geldt bepaalde aanbetalingen die in een vroeg stadium moeten worden gedaan. Voorwaarde daarbij is dat een object of dienst weg is of duurder wordt als geen vroegtijdige aanbetaling plaatsvindt én dat het object of de dienst pas wordt geleverd/plaatsvindt in de looptijd. Voorbeeld: een aanbetaling voor een zaal, een kamphuis of vliegtickets. Als u zulke kosten hebt, kunt u ze opnemen in de begroting. U wordt dan ook gevraagd deze kosten toe te lichten.

Specificeren
De begroting bestaat uit drie delen, zoals hieronder weergegeven.

(Hoofd)posten Kosten in €
incl./excl. BTW
Specificatie


Specificeren kan op twee manieren.

  1. Ofwel door het uploaden van een gespecificeerde offerte, mits het (afgeronde) offertebedrag gelijk is aan het begrote bedrag. Alleen ‘echte’ offertes (van derden) zijn toegestaan. Als de offerte niet aansluit op het begrote bedrag, of u uploadt iets wat geen offerte is, betekent dit dat de specificatie (in ieder geval voor die post) onvolledig is. Dit kan tot weigering van de aanvraag leiden.
  • Offertes moeten in het Nederlands of Engels zijn gesteld.
  • Offertes moeten gespecificeerd zijn.

  1. De tweede manier waarop u de (Hoofd)post kunt toelichten is door middel van een specificatie analoog aan de voorbeelden verderop op deze pagina. De bedragen in het specificatieveld zijn dan opgeteld gelijk aan het bedrag in de kolom Kosten.
  • Personeelskosten moeten worden gespecificeerd per persoon, onder vermelding van ureninzet (fte), duur inzet en salariskosten.
  • Zorg dat uw specificatie voldoende inzicht geeft in het aantal eenheden waarop posten zijn gebaseerd. Eenheden zijn bijvoorbeeld personen, dagen, bijeenkomsten, uren, kilometers.
  • Zie de voorbeelden onderaan deze pagina.

Onvoldoende specificatie kan tot weigering van uw aanvraag leiden als de aanvraag daardoor niet kan worden beoordeeld.

Lengte begroting
De begroting bestaat uit minimaal 1 regel en maximaal 30 regels; u kunt zelf de lengte kiezen. Complexe begrotingen die zich niet lenen voor opname in het 30-regelige model moeten in ieder geval op hoofdonderdelen worden opgenomen. In het memoveld dat u aantreft in het hoofdstuk Indiening onderaan het formulier kunt u melden dat er een nader gespecificeerde begroting beschikbaar is. Wij zullen die dan eventueel opvragen.

Dekkingsplan
Specificeer in het dekkingsplan de bijdragen van deelnemers/gebruikers door een cijfermatige onderbouwing van het ingevulde bedrag. Het moet duidelijk zijn op welk aantal deelnemers/afnemers het bedrag is gebaseerd en op welke bijdrage per deelnemer (bijvoorbeeld entreegeld, inschrijfgeld of aanschafprijs).

Voorbeelden: wat is een goede specificatie?

FOUT
3 sprekers € 4.000 Honorarium en reiskosten
GOED
3 sprekers € 4.000 Honorarium: 2x € 1.000 (1 spreker gratis) = € 2.000; 1 vliegticket Israel € 400, 1 vliegticket New York € 900; hotelkosten 2 personen x 2 nachten à € 125 = € 500 ; reiskosten Nederland € 50; bedankje sprekers € 150

 

FOUT
Parochet met toebehoren € 5.000 Een offerte van de leverancier wordt u separaat toegezonden
GOED
Parochet met toebehoren € 5.000 Offerte (upload)

 

FOUT
Activiteiten Jeugd € 1.400 Zie Begroting
GOED
Activiteiten Jeugd € 1.400 50 kinderen: groepsretour Rotterdam € 375, tram € 125, kaartjes dierentuin 50 x € 18 = € 900

 

FOUT
Eten en drinken € 1.200 Facturen kunnen na afloop van het project worden overgelegd.
GOED
Eten en drinken € 1.200 lichte lunch inclusief drankjes à € 12 p.p. voor 100 deelnemers

 

FOUT
Verblijfskosten € 20.000 Op basis van kosten uit het verleden
GOED
Verblijfskosten € 20.000 Schatting op basis van 100 hotelkamers voor 2 nachten

 

FOUT
Voedingsmiddelen € 6.720 Eten en drinken tijdens het hele kamp
GOED
Voedingsmiddelen € 6.720 €12 p.p.p.d. x 80 personen x 7 dagen

 

FOUT
Concert € 44.750 Locatie € 10.000. Artiest € 19.500, licht en Geluid € 3.000. Stoelen € 1.300, Hotels € 2.250, eten en drinken € 600, Tickets € 3.600, DJ € 1.000, Instrumenten € 3.500
GOED
Locatie Concert € 14.300 Zaal geschikt voor 1000 man € 10.000, Licht en Geluid € 3.000. Huur 1000 stoelen € 1.300
Artiesten € 24.000 Honorarium Artiest met 5 man begeleidingsband €19.500; huur instrumenten € 3.500; DJ € 1.000
Reis en verblijf artiest + band € 6.450 6 tickets Tel Aviv- Amsterdam à € 600 = € 3.600; hotel 6 pers. x 3 nachten à € 125 p.n. = € 2.250; eten en drinken € 6 x € 100 = € 600

 

FOUT
Huisvesting kamphuis € 11.500 kamphuis machanee, + 1.500 voorbereidingsweekend staf
GOED
Huisvesting kamphuis € 11.500 Kosten kamphuis voor 80 mensen voor 5 dagen € 10.000, kamphuis voorbereidingsweekend staf: 25 mensen voor 2 dagen € 1.500

 

FOUT
Communicatiekosten € 6.000 publiciteitskosten € 6.000
GOED
Communicatiekosten € 6.000 6 x 1/2 pagina in NIW of Joods Nu à € 450 = € 2.700; Facebook campagne: 4 advertenties à € 100 = € 400; Drukken brochure 1000 stuks, 24 pag., € 2.550; Opmaakkosten: € 350.

 

FOUT
Beveiliging € 320 Kosten beveiligers
GOED
Beveiliging € 320 2 man, 8 uren à 20 euro per uur

 

FOUT
Vervoer en verblijf € 2.000 vervoer € 1.400, hotelkosten € 600
GOED
Vervoer en verblijf 3 sprekers € 2.000 3 x retourticket Tel Aviv-Amsterdam à € 450 per stuk; 3x 2 hotelovernachtingen à € 100; lokaal vervoer € 50

 

FOUT
Salaris rabbijn € 61.600 Nota eerste kwartaal en dat viermaal
GOED
Salaris rabbijn € 61.600 1 fte x 1 jaar, brutoloon en werkgeverslasten 12x €4.800 = € 57.600; vakantiegeld € 4.000

 

FOUT
Organisatiekosten € 4.500 projectleider: € 3.500
projectmedewerker: € 1.000
GOED
Organisatiekosten € 4.500 projectleider: 100 uur à € 35 per uur = € 3.500; projectmedewerker: 40 uur à € 25 per uur = € 1.000

 

FOUT
Joodse les € 500 docent
GOED
Joodse les € 500 Docent: 10 lessen à € 50; per les 2 uur + voorbereiding